今回は、ある会議に出ていて「もう少し効率良く時間を使えるなぁ」と思ったことを書きます。
出席者は地理的に離れている複数チームです。
チームごとのタスクは異なりますが、活動領域には重複する部分もあり協力して動くのが良いという状況です。
日常の情報共有も社内SNSを使って頻繁に行われており、そこに進捗や状況、課題などを書き込んでいます。
会議は、その社内SNSをみんなで見ながら進めていきます。
割とアジェンダもあり、決め事もそれなりに決まっていくのですが、こうしたらもっと良いのになぁと思う改善点があります。
それは報告の仕方…より言うと【報告行為自体をしないで良いのでは？】ということです。
会議の中で、その社内SNSに書いていることを読み上げていくのです。
この時間がもったいないなぁと思うわけです。
＃書き忘れていたことや些末なことは口頭で補足して良いとは思いますが。
タスクの特性上、「報告」をインプットに「どうしたら良いか？」「そもそもどういう方向でするべきか？」など施策や手段を議論する必要があるものが多いので、そちらにより時間を使えればなぁと思います。
＃そういう議論が不要なら、それはそれで会議が早く終わるので、良いことです。
事前に報告を確認できる社内SNSを読んで、質問や意見をそれなりに考えた上で、議論するように時間を使ってみたら…と思うわけです。
「忙しくてそれを読む時間が無くて…」という方もいます。
ただ、報告を読んでそれなりに考えるのは、10分…長くても30分もあればできると思います。
その時間を取れない程、忙しいのであれば、そもそも会議に出るよりも、その忙しさを解消するようなアクションをした方が良いと思います。
＃議事録はその社内SNSを見れば分かりますし。
あと思うのは、その場で初めてその報告を読んで、深い議論をしたりできるんだろうか？と思います。
＃頭の回転が良く、即応性に優れていれば良いのですが、私はこの辺が苦手なので…。
この会議が始まった当初は交流がなく、そもそも「お互い何やってるか全く分からない」状況だったので、お互いを知る目的もあり多くの時間を使い、このやり方をしていたと思います。
最近はそれらの目的も達しつつあるので、もっと「リソースの選択と集中」など議論の時間を増やし、ステップアップを目指しても良いと思います。
※注意：この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。
Photo via VisualHunt
コメント