朝会と夕会

[仕事]「可視化」と「見える化」で書いた勉強会で、「朝会」について考えることがあって、その後もチームで話すことがあったのでちょっと書いてみます。

今のチームでも、もちろん朝会をやっています。
そのやり方はほぼプロジェクトファシリテーション実践編朝会ガイド(※リンク先はPDF)の通りです。

以下は、(別のチームも含む)過去の朝会でやった工夫です。

最初はリズムを作るためにリーダーがやっていたのですが、リズムができてからは司会者をメンバー持ち回りでするようにしました。

背景として、若手メンバーにチームの朝会ではありますが、場を作って進めることを学んで欲しかったというのがありました。

自分が実際にその役割(ここでは朝会の司会)を実際にやってみないと、考察や気づきには至らないこともあります。
また実際にやってみることで新しい適性に気づいたりして、レベルアップにもなりますので「いまいち、若手が積極的でない…」という場合にはやってみても良いかもしれません。

当時はなかなか頻繁な「ふりかえり」がなかなかできませんでした。
社風的なこともあるのかもしれませんが「プロジェクトが終わった後に一気にやる」というアンチパターンな形が多かったように思います
＃それでも「無し」よりはマシですが。

当時のチームは新人もいたので「頻繁なふりかえりとそこからのフィードバック」はきっと効果があると考えていました。
そこで、「朝会の延長戦」的な感じで、毎週金曜日の朝会の後に「プチふりかえり」と称して少し話し合うようにしました。

朝会と同じ場所ですので、チームの目の前には「今週にやったタスク」「次週にやるタスク」がタスクボード上に付箋としてあります。
＃その会社の標準的なタスクボードでは(カンバンとは違い)時系列で作られていることが多いのです。

そのタスクボードをインプットにして、KPTをサッと話しあうようにしました。対象期間は1週間ですので、15分程度ですぐに終わります。

「ふりかえり」単独の場合「今回はちょっと忙しいからスキップしようか」となることもありますが、朝会はスキップされることが少ないので、このプチふりかえりを安定して行うことができました。

改善する点としてはKPTを書き出していなかった(話すだけ)ので、ここは書いておいた方が見えるようになるので、その点はこれからの改善点です。

「今日は19時に帰ります！」と宣言します。

こうすることで「今日やること」とのバランスが分かります。
「今日やること」が残業そうな量なのに「定時で帰ります」と宣言していると、タスクが漏れていたり、勘違いしているのでは？と気づいたりします。

また表明することでその表明した人にも良い意味のプレッシャーがかかり(いつも以上に)集中できます。
＃「あれ？○○さん、19時過ぎたよ、帰らないの？」なんて声がかかって来ることもありました

さらに他のメンバーとのスケジュール調整ができるようになります。

「19時に帰る」と表明したメンバーに仕様の相談、レビューなどをお願いする場合、18時半ではなく、15時とかにお願いする必要があることに気づき、そうであれば、タスクの順序を変えるなどというようなことができます。

定時の予定を(プロジェクト状況次第ではありますが)ちょっと気をつければ防げた的な予期せぬ割り込みタスクで影響を受けるのが好きでないので、このルールは助かりました。

同僚が(朝会と)夕会をやっていたチームにいたこともあって、それについても考えてみました。

予定通り行っていないことやハマっていることなどの心配事を夕会で言う(はき出す)ことができるので、退社後から朝会までの間ではありますが、あれこれ気にかけることが少なくなります。特に週末などは効果が高そうです。

ちょっとやればクリアできそうであれば、夕会後、ペアプロなどで対応すれば、スッキリしてその日のタスクを終えることができます。

また「本当に今日それが必要なのか？」「(残業が必要でも)他の人とペアでやったりすることで早くできないか？」などを考える場にもなり結果的に不要な残業も少なくできます。

ここで大事なのは、2交代制(でも人が変わらない)のプロジェクトのように「後半戦(長時間残業)開始の合図」にしてはダメということです。

朝会はお金がかからないですし、特別な準備もそれほどは不要です。

もちろんより効果を出そうとすれば、見える化された情報は必要になります。
が、まずは集まって「リズムを作って」「隣の人が何やっているか知る」ようにしてみてはどうでしょうか？
そうすると「もっとこういう情報が見えた方が朝会が効果的になるよね？」と改善していくと思います。

※注意：この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。

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