会議の費用対効果

一口に会議といっても、色々な種類や目的があります。

1：ディスカッションやブレーンストーミング
結論が出すことに無理に執着せずに、参加者が色々と考えて、意見を表明して議論すること自体に価値がある場。
2：何かを決めないといけない時
3：報告をする時

このような種類があり、会議によってはテーマごとに種類が異なる場合もあります。

いずれの種類でも、ダメな会議のパターンで、一番多く見かけるのは、「会議の目的」を誰も分かっていない、もしくはそれぞれ異なる考えを持っている場合です。

事前に決めておく議題(アジェンダ)や何のために集まるのかという目的、またゴールはどこなのかという終了条件といったことが参加者の共通認識として存在していない場合、ダメな会議になりやすいです。

現場から離れている、日常的に忙しいといった人、また異なる立場の利害関係者が多くいる会議ほど、「会議の目的」が決まっていない、またはバラバラなことが多くなりがちです。

このような会議では、始めてしばらくすると「この会議は何のためか？」「そもそも今日の議題は何か？」といった発言も出てきます。そしてそれをすり合わせるために時間を使うことになり、本来話し合いたかった会議の目的の時間は少なくなります。

このような会議の工数を考えてみます。
例えば5人の出席者、2時間の会議だとすると10時間になり、1日8時間労働と考えると1人日以上のコストがかかっていることになります。

費用対効果を考えた場合、この会議の成果として(直接、間接はありますが、1人日分以上の成果を出さないとその会議は失敗したと考えられます。

だからこそ、会議の進行役は目的や議題を参加者に周知しておき、参加者はどのような目的かを理解し、自分なりの考えや報告する内容をまとめておくことが必要になります。

※この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。

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