「議事録」は社内外の会議、打合せ、レビュー等のアウトプットです。
良い議事録を書く留意点、テクニックは色々あり、例えば…
1営業日以内に書く
記憶は曖昧で、かつ、あっという間に別のタスクが入ってくるので、早めに関係者に配布し、必要なアクションを起こしてもらうよう促します。
決まった事、決まらなかった事を明確に書く。
議事録は日記ではないので、「で、結局、どうなん？」が必要です。アクションが必要な決定事項には、いつ/誰が/どのように…5W1Hですね…を書きます。
事前に議事録を作成しておく
会議前にアジェンダ的な議事録(事前に会議の流れ、テーマを想定する)を用意しておき、それに基づき会議を進め、内容を穴埋めの要領で記述することで素早く議事録を完成させます。
(結論以外に)その結論に至った途中経過や他の意見も記述するようにする。
これについてちょっと考察します。
まずはメリットから。
■メリット
1：議論時の検討内容が後で分かる。
2：何故その結論になったが分かる。
3：検討の経緯が第三者から分かる。
その結果、「議論の蒸し返し」(あれってどうなったっけ？)、「検討内容の漏れ」(この結論の前に別の手段も検討したのか？)を防ぐことが出来ます。
次にデメリット。
■デメリット
1：議事録が見にくくなる。
2：議論の内容を書くのが難しい。
往々にして白熱すると早口になり、論理的に話すのも難しくなります(この辺、『言葉』と『文章』には断絶があります)。
その流れを書くとなると書記に高い能力が必要になります。
馬鹿正直にそのまま書くと台本のような議事録になってしまいますし(苦笑)。
※余談ですが、これは議事進行を整理してスムーズに行う(ファシリテーション)ことである程度は解消出来ると思います。
で、最後に過程を書いた方が良い例えを上げると…
■例
お客様と「資産データ一括取込機能の1次フェーズ導入の可否について」(やけに具体的ですが)と打合せで議論します。
そして議事録には「資産データ一括取込機能の1次フェーズ導入はしない。 理由：導入コストの費用対効果が見込めない為」だったとしましょう。
結果だげが記載されている議事録だけだと「コスト面は検討したが、ユーザのメリット、デメリットは検討したのだろうか？」となり、「そもそもコスト面というが、いくらかかるから…なのだろうか？」「簡易的機能で実現出来る方法は検討したのだろうか？」等々の疑問が出てきます。
実際の会議では様々な議論、あっちこっちに行く話の中で出ていると思います。
これを文字にして、論理立てた議事録を作るのは難しいのでっすが、これらを検討したことが議事録に記載されていると、先程挙げたメリットが得られます。
うまく運用出来ているプロジェクトでは副次的な効果として、参会者の中には、過程を書かれることを意識してか、会話、発言が（白熱してもちょっと一息付いて）論理的になるように意識して（後で議事録に書きやすいように）話す人も出てきたりしました。
会議の工数は「時間×出席人数」なわけで、工数のかなりの割合を占めます。
なので、会議の時間を無駄にしたくないなぁと思うわけです。
※注意：この記事は旧サウスポーなエンジニアの独り言から移行し一部修正したエントリです。
Photo credit: amboo who? via Visualhunt / CC BY-SA
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